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Quels sont les avantages de migrer vers la téléphonie IP pour votre entreprise ?

Les récentes évolutions ont clairement démontré l'importance cruciale d'avoir des outils de communication efficaces pour interagir avec les collaborateurs et la clientèle. À mesure que la fin imminente de la téléphonie traditionnelle se profile, les solutions de communication d'entreprise ne cessent de progresser, en grande partie grâce à l'essor de la VoIP. Aujourd'hui, les entreprises ont accès à des solutions de téléphonie IP performantes et économiques qui répondent à leurs besoins en matière de communication et de collaboration.

Alors que par le passé, la téléphonie fixe d'une entreprise dépendait largement d'infrastructures physiques, telles que des téléphones connectés à des lignes câblées et un serveur téléphonique local, l'avènement de la technologie VoIP a révolutionné cette approche, éliminant les contraintes géographiques. Désormais, les collaborateurs requièrent un numéro professionnel qui reste opérationnel où qu'ils se trouvent : au bureau, en télétravail ou en déplacement, tant qu'ils disposent d'une simple connexion internet, pendant leurs heures de travail. Outre la simple gestion des appels, une solution de téléphonie doit représenter un atout essentiel au quotidien, tant pour les équipes que pour leurs responsables.Des intégrations directes avec les principaux logiciels CRM doivent compléter l'offre de téléphonie, assurant ainsi un traitement impeccable des appels des clients et prospects, et contribuant ainsi au maintien d'une relation client d'excellence. Pour toutes ces raisons, il est aujourd'hui impératif pour les entreprises de s'équiper d'une solution de téléphonie basée sur IP. Toutefois, il est tout aussi crucial de comprendre les implications et de choisir la solution la mieux adaptée à leurs besoins spécifiques.

La ToIP (Téléphonie sur Protocole Internet) et la VoIP (Voix sur Protocole Internet) sont deux services de communication qui reposent sur le protocole Internet (IP), bien qu'elles fonctionnent de manière différente. La VoIP convertit les signaux vocaux en fichiers numériques, puis les transmet sous forme de paquets de données via un réseau IP. Ces paquets peuvent voyager entre un téléphone IP et un ordinateur, un téléphone conventionnel, ou même entre deux ordinateurs, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur d'une entreprise. En revanche, la ToIP se limite généralement au réseau IP local. Elle englobe toutes les communications entre téléphones IP ou entre ordinateurs, à condition qu'ils utilisent le même logiciel de communication. La VoIP offre une gamme d'applications et de fonctionnalités plus étendue, telles que la visioconférence sur IP et les boîtes vocales unifiées. Cette technologie permet une convergence entre la voix, la vidéo et les données. Dans cet article, nous explorerons en détail les distinctions entre la VoIP et la ToIP, ainsi que leurs avantages potentiels pour votre entreprise.

La téléphonie IP représente un atout considérable pour votre système de communication, tant en interne qu'en externe. Les solutions proposées aux entreprises offrent de multiples avantages par rapport à la téléphonie traditionnelle, notamment des applications pour smartphones et des applications web, une interface d'administration, des indicateurs de performance, des tableaux de suivi de l'activité téléphonique, ainsi qu'une multitude de fonctionnalités qui favorisent la collaboration et l'efficacité des employés. Examinons de plus près les nombreux avantages que la téléphonie IP peut apporter à votre entreprise :

L'un des principaux avantages de la téléphonie VoIP réside dans sa simplicité d'installation et d'utilisation. En utilisant simplement une connexion Internet et un dispositif connecté tel qu'un ordinateur, un smartphone ou une tablette, vous pouvez mettre en place une ou plusieurs lignes téléphoniques en un rien de temps. Plus besoin d'investir dans des équipements lourds et encombrants, ni d'avoir un technicien dédié à la maintenance des systèmes téléphoniques. Tout est géré dans le Cloud, ce qui simplifie la vie aussi bien des équipes opérationnelles que des équipes techniques. De plus, ajouter ou supprimer des utilisateurs, configurer des numéros, enregistrer un message d'accueil ou définir les horaires d'ouverture de votre standard téléphonique sont des tâches facilement réalisables depuis votre interface d'administration.

Comme nous l'avons évoqué précédemment, la téléphonie sur IP vous offre la flexibilité d'utiliser un même numéro de téléphone, que vous souhaitiez répondre à des appels ou en passer, où que vous vous trouviez. Des fonctionnalités telles qu'un journal d'appels partagé, des commentaires sur les appels et des étiquettes intelligentes simplifient la collaboration à distance entre les membres d'une équipe. De plus, un avantage considérable est la possibilité d'obtenir une ligne téléphonique fixe dans chaque pays où vous menez des activités, même si vous n'avez pas de présence physique à cet endroit. La capacité à offrir un numéro local aux clients en cas de questions ou de problèmes contribuera à instaurer un sentiment de confiance et de proximité, ce qui sera bénéfique pour votre entreprise.

La téléphonie VoIP permet aux entreprises de gérer avec aisance l'ouverture ou la fermeture de lignes téléphoniques, l'ajout ou la suppression d'utilisateurs, ainsi que l'expansion vers de nouveaux pays selon leur expansion commerciale. Ces services sont proposés sous forme d'abonnements, avec une tarification basée sur le nombre de lignes en service. Cette flexibilité s'avère particulièrement cruciale pour les entreprises en pleine croissance, qui doivent s'adapter rapidement à l'évolution de leur marché.

Les solutions destinées aux entreprises leur offrent la possibilité de surveiller leur activité téléphonique de manière proactive et de recueillir des données essentielles pour garantir la réalisation de leurs objectifs. Cela inclut la surveillance en temps réel du nombre d'appels, du taux de réponse, du temps moyen de traitement, etc. Grâce à des tableaux de bord intelligents, les entreprises peuvent analyser leurs performances et travailler à l'amélioration de la satisfaction client.

Certaines solutions de téléphonie IP vont au-delà en offrant des fonctionnalités de centre de contact, appelées CCaaS (Contact Center as a Service). Ces plateformes permettent aux équipes d'un centre de contact de gérer de manière efficace toutes les interactions entrantes et sortantes avec les clients ou les prospects, que ce soit depuis le bureau ou en situation de télétravail.

Si vous envisagez de migrer vers la téléphonie VoIP pour votre entreprise, la première étape essentielle consiste à définir vos besoins spécifiques, afin de sélectionner la solution la mieux adaptée. Parmi les nombreuses technologies de télécommunication basées sur le Cloud disponibles, il est particulièrement important d'examiner les critères suivants :

• La qualité des appels
• La solution doit offrir une gestion aisée et une flexibilité adaptée à vos besoins
• Les fonctionnalités telles que les appels en un clic, l'accueil téléphonique personnalisé, la gestion des files d'attente, le Serveur Vocal Interactif (SVI), la vidéoconférence, l'enregistrement des appels, la double écoute, etc., doivent répondre à vos exigences.
• L'intégration aux outils métier : CRM, helpdesk
• La présence internationale
• Les statistiques et indicateurs clés de suivi
• Le service client

Il est également essentiel de garantir la fiabilité de votre connexion Internet et de s'assurer de la compatibilité de la solution avec vos outils internes. De plus, même si l'outil que vous choisissez est convivial, il est recommandé de prévoir une période de configuration et de formation pour vos équipes, éventuellement en collaboration avec les équipes techniques de votre nouveau fournisseur. L'investissement initial en temps se traduira par des gains de temps ultérieurs, permettant ainsi de tirer pleinement parti des fonctionnalités de votre nouveau système de communication.